Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan verstehen: Aufbau, Beschluss und Prüfung

Hausgeld, Vorschuss, Nachschuss, Vermögensbericht, Verteilerschlüssel – für viele Eigentümer ist die jährliche Abrechnung schwer zu lesen. Dabei folgt sie einer klaren Logik. Wer sie versteht, erkennt Fehler, stellt die richtigen Fragen und rechnet als Vermieter korrekt gegenüber dem Mieter ab.

Zwei Dokumente, ein Kreislauf

	Wirtschaftsplan	Jahresabrechnung
Blickrichtung	nach vorn (Planung)	zurück (Ist-Kosten)
Zeitraum	kommendes Wirtschaftsjahr	abgelaufenes Wirtschaftsjahr
Ergebnis	monatliches Hausgeld je Einheit	Nachzahlung oder Guthaben je Einheit
Beschluss über	die Vorschüsse	Nachschüsse bzw. Anpassung der Vorschüsse
Grundlage	§ 28 Abs. 1 WEG	§ 28 Abs. 2 WEG

Wirtschaftsjahr ist in der Regel das Kalenderjahr.

Der Wirtschaftsplan

Der Wirtschaftsplan schätzt alle Einnahmen und Ausgaben des kommenden Jahres und verteilt sie auf die Eigentümer. Typische Positionen:

• Bewirtschaftungskosten: Heizung, Wasser/Abwasser, Müll, Strom Allgemein, Gebäudeversicherung, Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Wartungen,
• Verwaltungskosten: Verwaltervergütung, Kontoführung,
• Erhaltung: geplante Reparaturen,
• Zuführung zur Erhaltungsrücklage – siehe Erhaltungsrücklage: Wie hoch sollte sie sein?.

Daraus ergibt sich das Hausgeld jeder Einheit. Der Wirtschaftsplan gilt, bis ein neuer beschlossen ist. Steigen die Kosten stark – wie 2026 bei der Energie –, kann er während des Jahres angepasst werden. Mehr dazu im Ratgeber Heizkosten 2026.

Die Jahresabrechnung

Nach Ablauf des Jahres stellt der Verwalter die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben dar. Sie besteht üblicherweise aus:

1. Gesamtabrechnung: alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft,
2. Einzelabrechnungen: Anteil jedes Eigentümers an den Kosten, abzüglich seiner gezahlten Vorschüsse,
3. Heizkostenabrechnung des Messdienstes,
4. Darstellung der Rücklagen und Kontenentwicklung.

Worüber wird beschlossen?

Seit der WEG-Reform (WEMoG, seit 1. Dezember 2020) beschließen die Eigentümer nicht mehr über die Abrechnung als Ganzes, sondern nur über die Einforderung von Nachschüssen bzw. die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Das macht Anfechtungen wegen kleiner Rechenfehler weniger wahrscheinlich, die Abrechnung muss aber trotzdem stimmen.

Der Vermögensbericht

Zusätzlich muss der Verwalter jährlich einen Vermögensbericht aufstellen (§ 28 Abs. 4 WEG). Er zeigt:

• den Stand der Erhaltungsrücklage und anderer Rücklagen,
• eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens (Kontostände, Forderungen, Verbindlichkeiten).

Über den Vermögensbericht wird nicht beschlossen; er dient der Information.

Verteilerschlüssel

Wie Kosten auf die Einheiten verteilt werden, ergibt sich aus:

• dem Gesetz: grundsätzlich nach Miteigentumsanteilen (MEA, § 16 Abs. 2 WEG),
• der Gemeinschaftsordnung (Teilungserklärung),
• Beschlüssen: Die Eigentümer können für einzelne Kosten oder Kostenarten einen anderen Schlüssel beschließen (z. B. Wohnfläche, Einheiten, Verbrauch),
• der Heizkostenverordnung: Heiz- und Warmwasserkosten werden zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt.

Ein falscher Schlüssel ist einer der häufigsten Fehler. Prüfen Sie, ob er zu Gemeinschaftsordnung und Beschlüssen passt.

Für Vermieter: umlagefähig oder nicht?

Die Hausgeldabrechnung ist keine Betriebskostenabrechnung. Vermieter müssen trennen:

Umlagefähig (Betriebskostenverordnung)	Nicht umlagefähig
Grundsteuer	Verwaltervergütung
Wasser, Abwasser	Erhaltung / Reparaturen
Heizung, Warmwasser	Zuführung zur Erhaltungsrücklage
Müllabfuhr, Straßenreinigung	Kontoführungsgebühren
Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege	Rechts- und Beratungskosten
Gebäudeversicherung	Leerstandskosten
Strom Allgemein, Aufzug, Wartungen

Die Grundsteuer wird meist direkt vom Eigentümer gezahlt und steht nicht in der Hausgeldabrechnung, ist aber umlagefähig. Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Eine gute Verwaltung weist die umlagefähigen Kosten in der Einzelabrechnung bereits gesondert aus.

So prüfen Sie Ihre Abrechnung

1. Vorschüsse: Stimmen die gezahlten Beträge mit Ihren Kontoauszügen überein?
2. Verteilerschlüssel: Passt er zu Gemeinschaftsordnung und Beschlüssen?
3. Große Positionen: Gibt es Ausreißer gegenüber dem Vorjahr? Woher kommen sie?
4. Rücklage: Stimmt der Stand mit dem Vermögensbericht überein? Wurden Entnahmen beschlossen?
5. Belege: Bei Zweifeln Belegeinsicht verlangen – das Recht steht jedem Eigentümer zu (§ 18 Abs. 4 WEG).

Der Verwaltungsbeirat soll Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung prüfen und dazu Stellung nehmen (§ 29 Abs. 2 WEG). Beschlossen wird in der Eigentümerversammlung – siehe Eigentümerversammlung: Ablauf und Beschlüsse.

So machen wir es

Bei der Hausverwaltung Amtmann wird jede Buchung digital erfasst. Eigentümer finden Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht und Belege im Eigentümerportal. Die Einzelabrechnung weist die für Mieter umlagefähigen Kosten gesondert aus, damit vermietende Eigentümer ihre Betriebskostenabrechnung schnell erstellen können. Mehr zur WEG-Verwaltung.

Kurz zusammengefasst

• Der Wirtschaftsplan plant das Hausgeld, die Jahresabrechnung rechnet die tatsächlichen Kosten ab.
• Seit 2020 wird nur über Vorschüsse bzw. Nachschüsse beschlossen (§ 28 WEG).
• Der Vermögensbericht zeigt Rücklagen und Gemeinschaftsvermögen.
• Kosten werden grundsätzlich nach Miteigentumsanteilen verteilt, sofern nichts anderes vereinbart oder beschlossen ist.
• Vermieter dürfen nur die umlagefähigen Kosten an Mieter weitergeben.
• Jeder Eigentümer hat ein Recht auf Belegeinsicht; der Beirat prüft vorab.