Hausverwaltung wechseln: Fahrplan für den Verwalterwechsel in der WEG

Viele Eigentümergemeinschaften sind mit ihrer Hausverwaltung unzufrieden – und bleiben trotzdem, weil der Wechsel kompliziert wirkt. Dabei ist er seit der WEG-Reform 2020 deutlich einfacher geworden. Entscheidend ist die richtige Reihenfolge: erst ein wirksamer Beschluss, dann Abberufung und Kündigung, dann die Übergabe. Dieser Fahrplan zeigt die fünf Schritte.

Schritt 1: Vorbereitung – Eigentümerliste und alter Vertrag

• Eigentümerliste besorgen: Für jeden Beschluss müssen alle Eigentümer erreicht werden – auch solche, die nie zur Versammlung kommen. Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen und so die Liste bekommen (§ 18 Abs. 4 WEG). Notfalls hilft eine Grundbucheinsicht – als Miteigentümer haben Sie ein berechtigtes Interesse.
• Alten Verwaltervertrag prüfen: Laufzeit, automatische Verlängerung, Kündigungsfrist.
• Angebote einholen: Ein Angebot mit Vertragsentwurf gehört in die Unterlagen für den Beschluss, damit die Eigentümer wissen, worüber sie abstimmen.

Schritt 2: Der Beschluss – zwei Wege

Ohne Beschluss gibt es keinen Wechsel. Eine Abstimmung in einer Chatgruppe genügt nicht.

	Umlaufbeschluss	Eigentümerversammlung
Mehrheit	alle Eigentümer müssen zustimmen	einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen
Form	Textform – Brief, Scan oder E-Mail	Versammlung, auch außerordentlich
Dauer	wenige Wochen	mindestens 3 Wochen Ladungsfrist
Risiko	eine fehlende Antwort genügt zum Scheitern	Einladung muss korrekt sein

Weg A: Umlaufbeschluss (§ 23 Abs. 3 WEG)

Ein Eigentümer oder der Beirat verschickt einen konkreten Beschlusstext an alle Eigentümer. Zustimmen müssen wirklich alle – auch Miteigentümer einer Einheit (z. B. Ehepaare). Eine Nein-Stimme, eine Enthaltung oder eine fehlende Antwort bedeutet: kein Beschluss. Kommen alle Zustimmungen zusammen, wird das Ergebnis allen Eigentümern mitgeteilt – erst damit ist der Beschluss wirksam.

Weg B: außerordentliche Eigentümerversammlung

Hier reicht die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 WEG). Grundsätzlich hat jeder Eigentümer eine Stimme, die Teilungserklärung kann anderes regeln. Wichtig: Der alte Verwalter hält oft Stimmvollmachten. Eigentümer, die nicht kommen, sollten diese widerrufen und neu vergeben – Textform genügt (§ 25 Abs. 3 WEG). Die bisherige Verwaltung muss einladen, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer es in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG). Weigert sie sich, können der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG). Die Ladungsfrist beträgt mindestens drei Wochen, außer bei besonderer Dringlichkeit (§ 24 Abs. 4 WEG). Mehr dazu im Ratgeber Eigentümerversammlung: Ablauf, Fristen und Beschlüsse.

Tipp: Zeichnet sich ab, dass beim Umlaufbeschluss nicht alle mitmachen, sofort parallel die Versammlung verlangen. So geht keine Zeit verloren.

Was beschlossen werden sollte

1. Abberufung der bisherigen Verwaltung zu einem Stichtag (z. B. 31.12.) und Kündigung des Vertrags zum nächstmöglichen Zeitpunkt,
2. Bestellung der neuen Verwaltung mit Beginn und Ende (höchstens fünf Jahre),
3. Abschluss des Verwaltervertrags zu den Konditionen des Angebots,
4. Ermächtigung eines Eigentümers oder des Beiratsvorsitzenden, Abberufung und Kündigung zu erklären und den neuen Vertrag zu unterschreiben (Vertretung gegenüber dem Verwalter, § 9b Abs. 2 WEG).

Schritt 3: Abberufung und Kündigung

Die Abberufung ist jederzeit möglich – unabhängig von der Kündigungsfrist im Vertrag (§ 26 Abs. 3 WEG). Der alte Vertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Ist die Kündigungsfrist schon verpasst, kann der alte Verwalter im ungünstigsten Fall bis dahin seine Vergütung verlangen – abzüglich ersparter Aufwendungen. Die Abberufung und Kündigung sollte der ermächtigte Eigentümer schriftlich und nachweisbar an die bisherige Verwaltung schicken, zusammen mit dem Beschluss.

Schritt 4: Übergabe

Der alte Verwalter muss nach Ende seines Amts alle Unterlagen und Vermögenswerte herausgeben und über seine Amtszeit Rechnung legen. Dazu gehören:

• Teilungserklärung mit Nachträgen, Beschluss-Sammlung, Protokolle,
• Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Buchhaltung mit Belegen,
• Kontounterlagen für Girokonto und Erhaltungsrücklage,
• Verträge mit Versicherungen, Versorgern, Wartungsfirmen und Hausmeister,
• Schlüssel, Pläne, technische Unterlagen.

Die neue Verwaltung fordert das an, regelt die Kontovollmacht bei der Bank und informiert Dienstleister und Versorger. Wechseln Gläubiger-ID oder Bankverbindung der Gemeinschaft, sind neue SEPA-Mandate für das Hausgeld nötig.

Schritt 5: Start

Ab dem Stichtag ist die neue Verwaltung im Amt. Sie prüft die übernommene Buchhaltung und Rücklage, prüft, ob Abberufung und Bestellung in der Beschluss-Sammlung eingetragen sind, holt fehlende Einträge nach und lädt zur nächsten ordentlichen Versammlung – mit Jahresabrechnung und neuem Wirtschaftsplan (siehe Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan verstehen).

Zeitplan für einen Wechsel zum Jahreswechsel

Wann	Was
Juli/August	alten Vertrag prüfen – bei 3 Monaten Kündigungsfrist zum Jahresende muss die Kündigung bis 30.09. zugehen
September/Oktober	Angebote einholen, Eigentümerliste besorgen
Oktober/November	Beschluss per Umlauf oder Versammlung
direkt danach	Abberufung und Kündigung, neuer Vertrag unterschrieben
Dezember	Übergabe vorbereiten, Konten, Dienstleister, SEPA-Mandate
1. Januar	neue Verwaltung im Amt

So machen wir es

Wir begleiten Sie vom ersten Gespräch bis zur vollständigen Übernahme: mit Vorlage für den Umlaufbeschluss, Beschlussvorschlägen und Einladung für die Versammlung, dem Schreiben an die bisherige Verwaltung und einer Checkliste für die Übergabe. Die Unterlagen fordern wir selbst beim Vorverwalter an. Wie das im Detail abläuft, lesen Sie unter Ablauf & Verwalterwechsel, unsere Leistungen unter WEG-Verwaltung.

Kurz zusammengefasst

• Ohne wirksamen Beschluss kein Wechsel – Chat-Abstimmungen zählen nicht.
• Umlaufbeschluss: Zustimmung aller Eigentümer in Textform, Ergebnis allen mitteilen.
• Versammlung: einfache Mehrheit, mindestens drei Wochen Ladungsfrist; Einberufung kann von mehr als einem Viertel der Eigentümer verlangt werden.
• Abberufung jederzeit möglich, alter Vertrag endet spätestens sechs Monate danach.
• Rechtzeitig anfangen: für einen Wechsel zum 1. Januar am besten im Herbst.